Las presentaciones son una parte importante de la vida empresarial. Son la herramienta principal para compartir información y, a menudo, son un factor clave para pasar al siguiente paso de un proyecto. Pero ya sea que estés presentando a colegas, gerentes o terceros, es probable que las presentaciones sean estresantes de realizar. Hacerla en sí puede generar ansiedad, y ni hablar sobre ponerse de pie y mostrársela a un grupo de personas.
Sin embargo, dar una presentación no tiene por qué ser una experiencia angustiosa. De hecho, puede resultar gratificante una vez que conozcas estos cinco consejos sobre cómo hacer una presentación espectacular.
Empieza de forma explosiva
Antes de hablar de más nada, te vamos a sugerir que comiences por realizar un mapa mental en línea en donde podrás ordenar todas las ideas que tienes para esa presentación. Te permitirá saber cuáles son los tópicos y subtópicos que vas a tocar y cómo puedes dividir la exposición de forma efectiva.
Así que, ten en cuenta que la capacidad de atención de la mayoría de las personas es muy baja y si deseas involucrar a tu audiencia, debes lograr que todos se interesen en tu presentación dentro de los primeros treinta segundos. No es mucho tiempo, pero aún es posible lograr que la audiencia se involucre dentro de ese período.
Olvídate de las presentaciones y las agendas aburridas, ya que eso probablemente alejará a tu audiencia de la exposición. En su lugar, abre tu presentación con una historia humorística. A la mayoría de las personas le encanta reírse y esto ayudará a romper la monotonía de escuchar a la gente hablar sobre estadísticas y hechos. También te verás más agradable frente a las personas que te escuchan.
Puedes seguir los pasos de los mejores presentadores, la mayoría de los cuales sabe comenzar su presentación con la idea principal de su charla. Después de todo, de eso se trata el evento. Piensa en la oferta de apertura de tu presentación como un lanzamiento o un comunicado de prensa: tienes una cantidad limitada de tiempo para expresar tu punto antes de que tu oyente se vaya, así que ¿por qué esperar hasta la mitad de tu presentación para decirles cuál es ese punto? Dale a la misma un título en negrita que encapsule tu idea, como en el siguiente ejemplo.
Si tu empresa vendiese tarjetas de regalo digitales, por poner un ejemplo, tu presentación podría comenzar con un titular sobre nuevas ofertas o descuentos, o un nuevo embudo de ventas, para que la audiencia sepa inmediatamente qué esperar. Luego, puedes entrar en los detalles del proyecto, sabiendo que tu audiencia ya está enganchada.
¿Qué tal si haces una línea del tiempo en donde le muestres a la audiencia los tópicos que vas a tocar en la presentación que estás por dar?
Proporcionar soluciones
Una vez que hayas presentado tu gran idea en la diapositiva de apertura, puedes volver hacia atrás para explicar por qué este es el concepto que la audiencia debería adoptar. ¿Cómo haces eso? Desafiando la situación actual.
Es fácil usar la presentación para resaltar lo que no se ha hecho o para hablar sobre los problemas que han surgido. Pero esta no es la mejor manera de enganchar a tu audiencia. Debes mirar más allá de los problemas y mostrarles las soluciones. No te enfoques en lo que no sirve sino en las posibles soluciones sobre cómo lograr el éxito.
Una de las formas de brindar soluciones es comparar y contrastar los problemas con las soluciones que brindas. Puedes incluir ambos en la misma diapositiva para que la audiencia pueda ver claramente dónde están y dónde podrían estar si deciden utilizar tus soluciones. Puedes ver en este ejemplo que la empresa que hace su oferta muestra las soluciones que traerá.
En este contexto, es importante comprender a la audiencia. Investiga y descubre con qué está luchando y cómo tu solución puede abordar directamente ese problema en particular. Esto hará que la audiencia sienta que se está conectando con ellos a nivel personal y los mantendrá interesados en la presentación.
Usa visuales fuertes
Hacer una presentación puede resultar complicado. ¿Cuánta información deberías poner en cada diapositiva? ¿Deberías utilizar viñetas y hablar sobre esos puntos o más bien poner todo el texto que tienes en cada diapositiva? ¿Cuál es la mejor manera de transmitir las estadísticas de manera significativa?
Afortunadamente, hemos pasado los días de crear presentaciones desde cero en las que tienes una funcionalidad limitada y efectos visuales aburridos. Las herramientas de creación de presentaciones en línea han hecho que sea mucho más fácil realizar presentaciones atractivas que transmitan un mensaje de manera saludable.
Por ejemplo, hay programas para hacer infografías que ofrecen plantillas de todo tipo, incluso para presentaciones como las que hemos estado mencionando en este artículo.
Pero depender únicamente de las plantillas no hará que tu presentación se involucre con la audiencia. Debes adaptar la plantilla a la información que deseas compartir y puedes hacerlo utilizando elementos visuales sólidos.
Las imágenes son mucho más fáciles de absorber que el texto, y la imagen correcta en el lugar correcto puede contar una historia mejor que un párrafo largo. Para cualquiera que comparta estadísticas, los cuadros y gráficos son excelentes para resumir toda la investigación en forma breve. También puedes usar mapas mentales o diagramas de flujo para compartir conceptos que pueden no ser fáciles de entender, utilizándolos como punto de partida para explicar más. Observa cómo la siguiente plantilla de presentación transmite información a través de gráficos.
Las bellas imágenes pueden causar una excelente impresión en tu audiencia y transmitir tu punto de vista de manera sucinta.
Adopta un diseño limpio
Lo mejor de usar plantillas para presentaciones es que tienes muchas opciones con respecto a la apariencia de una presentación. En lugar de usar el mismo diseño una y otra vez, lo que puede resultar aburrido para una audiencia, especialmente si la presentación es muy larga, las plantillas te dan la opción de adoptar un diseño limpio pero flexible.
Al personalizar tu plantilla, asegúrate de que las fuentes sean legibles y de que haya una distinción clara entre el encabezado y el cuerpo del texto. Verifica que el texto esté espaciado uniformemente y que los colores de la presentación contrasten lo suficiente como para leerse con claridad. Fíjate cómo esta plataforma de presentación espacia el texto y los gráficos.
Al elegir colores para tu presentación, primero evalúa a la audiencia. Una presentación multicolor puede funcionar para un evento, pero no tanto en un entorno corporativo. También debes evitar abarrotar tus diapositivas; en su lugar, divide la información entre varias de ellas si no cabe en una sola diapositiva.
Una vez que hayas elegido tu diseño, puedes diseñar en torno a las plantillas para crear una presentación que sea fácilmente legible y atractiva para tu audiencia.
Agregar un llamado a la acción
No finalices tu presentación con un saludo o, peor aún, con un resumen de los puntos de la presentación. Si tu audiencia ha estado involucrada en todo momento, es probable que hayan tomado nota de lo que es relevante para ella.
En su lugar, agrega una llamada a la acción al final de la presentación, como pedirle a tu equipo de operaciones que trabaje en el próximo evento o decirle a los clientes cuándo y dónde comprar tu servicio. Esto le dará a tu audiencia un impulso para actuar sobre lo que han visto en su presentación en lugar de ignorarlo y pasar al siguiente evento. Echa un vistazo a esta divertida presentación de química y su llamado a la acción en busca de inspiración.
Tu llamado a la acción no necesita ser elaborado; simplemente debe ser un punto de acción que hará que tu presentación sea memorable.
Conclusión
Con el auge de las herramientas de creación de presentaciones se ha vuelto mucho más fácil crear excelentes exposiciones. Pero la creación es solo una parte de la presentación; la forma en que presentas el tema a la audiencia depende de ti. Tener en cuenta estas cinco cosas simples cuando realices tu próxima presentación te ayudará a llegar a tu audiencia de manera efectiva y a causar una impresión duradera.
Artículo de la autora invitada Ermelinda Maglione